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记得刚开始担任秘书工作时，常常因为与老板鸡同鸭讲而状况百出！每当老板要找人，而又讲不清楚时，真令人既紧张又慌乱。“替我接王先生！”

“请问是哪一位王先生？”

“（不耐烦状！）就那天来开会的王先生呀！”

“是周一下午来的王总干事吗？”

“不是啦！是圆山那个案子！”

“哦！”

实在很讨厌每天这样你来我往地猜猜游戏。当还没和主管培养良好的默契之前，这样的事层出不穷，非但令我十分困扰，也大大减低自己的专业度。

偶然让我发现之前秘书“藏”在书柜角落的上千张名片，“哇！老板还真是交游广阔呢！”

我不禁咋舌。

利用老板不在的空当，费心地将名片逐一分类，客户、国家机关、同业、协会、协力厂商提供服务的保险公司、汽车修理、西装、钟表行、旅行社、往来银行等，分门别类后一一keyin至电脑档案内。此时别忘了，在每个资料前键入一个代号方便搜寻。如：

1。开一个Excel档，并制作好公司名称、姓名、公司电话、行动电脑、传真、地址、备注等栏位。

2。将先前的分类，分页设定好，并将上述栏位拷贝至各页。

3。将名片依序key　in至总档，并在前面插入两栏，分别键入两个关键字。

4。第一个关键字为分类类别：如“公”表公安机关。

5。第二个关键字为姓名索引英文字母：如“王”以“W”表示，“李”则是“L”。

6。全部key　in完毕后，先作第一次排序，并将依类别分别copy至不同的分页中。

7。保留总档，当不知道所查询的类别时，也可就着线索，以姓名或公司名称查询。

当然坊间有许多名片管理的工具，只是用熟悉又简单的软体，不但操作容易，还可以分门别类列印出来，分别置于不懂电脑的司机处、老板的座车、办公桌、家里及我的皮包内。这样即使是在假日或下班时走路上，不管老板临时有什么需要，都万无一失！

现代可利用的工具固然多，但无论电脑、PDA等，难免会遇到没电或不能及时开机等问题，所以最笨的方法也许也是最好的，不是吗？

小秘密：多年来一直保留着所谓的“万能本”，很多知道的好朋友随时来电，我就是“万能电话簿”！

第五章　档案管理：提升效率的不二法门

第19节　做有效情报的搜集者

如何成为一个有效率的情报搜集者？这可得先除去我们老掉牙的思考逻辑，懂得扮演不同的角色。

作为一个现代人，你是一个让资讯淹没的人，还是将资讯化为有效情报的效率员工？

如何成为一个有效率的情报搜集者？这可得先除去我们老掉牙的思考逻辑，懂得扮演不同的角色。

1。当一个“爱冒险的探险家”

资讯永不嫌多，对于有效的情报具有高敏感度。首先需了解情报搜集的目的，并培养一颗探究的心。一个没有好奇心的人绝对不可能是探险家，当然也不会有“意外”的收获。

2。当一个“有创意的艺术家”

当搜集材料日益增多，应过滤并加以创新，找到对公司有利的新构想。想想看调色盘上不同的颜色，就好比不同的元素，如何创造出一幅色彩缤纷的图画，还得有艺术家的创意。

3。当一个“果断的审判家”

对于即将提出的新构想，要俨然是一位果断、沉着、稳重并刚正不阿的审判家。什么该积极呈报？什么又该断然放弃？一个有效率的部属不会搜集一堆“可能”有用的材料。

4。当一个“无所畏惧的勇士”

当一个构想经过审核并付诸行动时，要做一个无所畏惧、勇往直前的勇士。拼命推销这个构想，无论遇到任何拦阻，都要将这构想成功地发表出来，甚至说服他人。

这些角色若扮得好，除了可以成为主管的最佳幕僚，源源不绝地提供丰富而有效的情报，日后对自己更是受用不尽呢！

小秘密：参加社团得到各行各业的人脉；昔日同窗转眼就各据一方。这些好朋友常常是我情报搜集的最佳也是最经济的渠道呢！

现在要做的事：努力扮演情报搜集的角色

角色功能备注

爱冒险的探险家

搜集资料多认识不同类型的人；参加社